Jak przygotować raport ESG krok po kroku

Dyrektywa CSR zbliża się wielkimi krokami. 28 listopada Rada Unii Europejskiej zatwierdziła jej ostateczną treść, co znaczy, że została już oficjalnie uchwalona i wejdzie w życie 20 dni po opublikowaniu. Powstaje zatem pytanie – czy polscy przedsiębiorcy są gotowi na nowe obowiązki? Badania wskazują, że gotowość spółek do wdrożenia CSRD pozostawia jeszcze wiele do życzenia. Nie oznacza to jednak, że są na straconej pozycji. Przedstawiamy kilka podstawowych kroków, dzięki którym odpowiednie przygotowanie własnej organizacji na nowe obowiązki stanie się możliwe.

(Nie)gotowość na raportowanie ESG

W ostatnim czasie coraz więcej organizacji podejmuje się zbadania kwestii przygotowania polskich przedsiębiorców do wdrożenia dyrektywy CSR. Analizie podlega nie tylko samo przystosowanie organizacji do zbierania danych czy ich publikacji, ale także tak podstawowa kwestia, jak sama znajomość pojęć z obszaru zrównoważonego rozwoju na poziomie kadry managerskiej.

W przypadku pierwszego z wymienionych zagadnień prognoza w tym momencie nie jest optymistyczna. W raporcie „Twój Wpływ ma Wpływ, 2022” przygotowanym przez Colliers Poland zauważamy, że:

• tylko 7% z 60 przebadanych spółek oceniło, że ich organizacja jest już przygotowana do raportowania w ramach CSRD, przy czym 15% ankietowanych stwierdziło, że aktywnie przygotowuje się do tej czynności;
• aż 47% badanych firm wskazało, że nie wie, jak ich organizacja podchodzi do kwestii potrzeb raportowych związanych z CSRD, czyli nie zna szczegółów dotyczących dyrektywy (38% podmiotów, które udzieliły takiej odpowiedzi, zatrudniało powyżej 250 pracowników).

W raporcie tym została przywołana także opinia ekspercka, która wskazuje, że według szacunków obecnie jedynie 1% polskich firm jest faktycznie przygotowanych do wdrożenia wszystkich najnowszych regulacji unijnych z obszaru ESG (m.in. dyrektywy CSR, rozporządzeń związanych z taksonomią, SFDR i dyrektywy dotyczącej łańcucha dostaw).

Jeśli weźmiemy pod lupę ogólną wiedzę i znajomość pojęcia zrównoważonego rozwoju, to na szczęście sytuacja wygląda znacznie lepiej. Potwierdza to nie tylko coraz częstsza obecność kwestii strategii ESG w debacie publicznej, ale także wyniki badań opinii, jak np. raport „Odpowiedzialny e-commerce 2022” stworzony przez Izbę Gospodarki Elektronicznej. Zgodnie z przedstawionymi w nim wnioskami pojęcie zrównoważonego rozwoju znane jest 96% badanych menedżerów, co stanowi znaczny wzrost w stosunku do 2021 r., kiedy taką wiedzę deklarowało zaledwie 76% badanych. Co ciekawe aż 100% badanych e-firm wskazało, że odnoszą korzyści z prowadzenia biznesu w sposób odpowiedzialny.Spośród zalet podmioty najczęściej wymieniały korzyści wizerunkowe (90% firm), strategiczne i rozwojowe dla marki (prawie 80%), a także ekonomiczne (65%).

Z powyższego można wyciągnąć dwa podstawowe wnioski.

1. Ogólna świadomość oraz znajomość zagadnień z obszaru raportowania ESG systematycznie wzrasta, a przedsiębiorcy zaczynają dostrzegać znaczenie zrównoważonego rozwoju w biznesie.
2. W zakresie podejmowania faktycznych kroków i wdrażania narzędzi umożliwiających wcielenie w życie koncepcji zrównoważonego rozwoju firmy mają jeszcze wiele do zrobienia. Skutkiem tego równie problematyczne będzie przedstawienie efektów w raporcie niefinansowym zgodnym z wytycznymi CSRD.

Już wkrótce więcej obowiązków

Uchwalenie CSRD oznacza, że od 2025 r. największe spółki giełdowe (czyli te podmioty, które już teraz mają obowiązek raportowania) będą musiały opublikować pełny raport niefinansowy zgodnie z europejskimi standardami ESRS. W kolejnych latach dołączą do nich pozostali duzi przedsiębiorcy (2026 r.) i następnie giełdowe MŚP (2027 r.), którzy przekroczą określone kryteria dotyczące wielkości zatrudnienia, sumy bilansowej i wielkości przychodów ze sprzedaży.  Zakres tematyczny, który powinien objąć nowy raport jest niezwykle obszerny. Obowiązków jest wiele, a związane z nimi działania są złożone, czasochłonne i wymagają zaangażowania wielu osób.  W związku z tym czasu na przygotowanie wcale nie jest tak dużo, jak mogłoby się wydawać. W celu uniknięcia niepotrzebnych błędów i nieefektywności procesu, najlepiej zacząć od podstaw i to najszybciej, jak to tylko możliwe.

Raportowanie niefinansowe krok po kroku

Przygotowanie do raportowania ESG powinno objąć następujące etapy:

Przeszkolenie kadry

Pierwszym krokiem, który z pewnością ułatwi cały proces, jest przeszkolenie kadry z zakresu szeroko rozumianego ESG oraz raportowania niefinansowego. W zależności od organizacji zakres szkoleń oraz grupa docelowa będą oczywiście różne. Jeżeli spółka dopiero zaczyna swoją drogę ze zrównoważonym rozwojem, szkolenie powinno objąć przede wszystkim kadrę zarządzającą. Ta, po uzyskaniu odpowiedniej wiedzy z zakresu ESG, będzie mogła przeanalizować sytuację organizacji i świadomie wyznaczyć kierunek dla zrównoważonego rozwoju. Natomiast jeżeli w danej spółce działa już zarząd zaangażowany w sprawy ESG, który realizuje te idee w codziennej pracy, wtedy szkolenie powinno dotyczyć przede wszystkim pozostałych pracowników. Pozwoli to im zrozumieć „dlaczego to robimy?” i zacząć odgrywać istotną rolę we wdrażaniu strategii ESG.

Badanie istotności

Jeżeli kadra posiada już wiedzę w  obszarze ESG, można przystąpić do tzw. badania istotności, które stworzy podstawy opracowania strategii ESG i raportu niefinansowego. Tematyka ESG jest niezwykle obszerna i nie wszystkie zagadnienia będą dotyczyły każdej organizacji w równym stopniu. Celem badania istotności jest określenie faktycznego wpływu, jaki dany podmiot ma na własną organizację, otoczenie oraz interesariuszy. Oceniany jest zarówno wpływ działania firmy na otoczenie, jak i czynników dotyczących zrównoważonego rozwoju na jej wyniki finansowe (tzw. podwójna istotność).

Badanie istotności pomoże określić, w jakich obszarach ESG dana organizacja powinna się rozwijać oraz gdzie skierować swoją uwagę i środki, a w konsekwencji także to, co powinna zaraportować. Szczegółowe wytyczne dotyczące badania istotności znaleźć można np. w standardach ESRS.

Opracowanie strategii ESG

Strategia ESG na ogół powinna być naturalnym następstwem badania istotności. Skoro organizacja wie już, jakie ma wpływy, może przystąpić do określenia konkretnych celów, które pomogą zredukować wpływy negatywne i zmaksymalizować te pozytywne. Do konstrukcji strategii podejdźmy racjonalnie – w końcu nie od razu Rzym zbudowano. Dlatego również w przypadku strategii należy uwzględnić zarówno cele krótko-, średnio-, jak i długofalowe. Zostaną one zrealizowane w ciągu kilku, a może nawet kilkunastu lat. 

Opracowanie strategii jest z pewnością zadaniem przeznaczonym dla osób decyzyjnych w spółce, w tym przede wszystkim zarządu, senior managementu i osób bezpośrednio odpowiedzialnych za kwestie ESG w firmie, posiadających odpowiednią wiedzę w tym temacie. Jak wskazuje jej nazwa, opracowanie strategii wymaga podjęcia strategicznych decyzji. Nie można zapominać, że strategia ESG nie może być pustymi słowami na kartce papieru – powinna być ściśle powiązana ze strategią biznesową spółki.

Forma jest co do zasady dowolna, teoretycznie strategia nie musi być nawet spisana. Zazwyczaj jednak przybiera ona formę atrakcyjnego dla oka dokumentu, który następnie publikowany jest na firmowej stronie internetowej lub stanowi jej osobną zakładkę. Nie jest to jednak wymóg niezbędny i z pewnością ważniejsze niż wygląd wizualny są sama zawartość strategii, jej wykonalność, racjonalność i faktyczne wdrażanie w życie.  

Sprawdzenie dostępności i zbieranie danych niefinansowych do raportu ESG

Istotnym krokiem poprzedzającym przygotowanie raportu niefinansowego jest sprawdzenie dostępności danych, które organizacja planuje zaraportować (ich zakres będzie wynikał z badania istotności). Niejednokrotnie może się zdarzyć, że pomimo teoretycznej dostępności informacji, nie nadają się one do publikacji. Może do tego dojść, jeśli są one np. nierzetelne, niekompletne, błędne, nie pokrywają się z wymaganiami standardów raportowania lub nie da się ich skompilować. W ramach tego procesu może się także okazać, że organizacja powinna zainwestować w nowe narzędzia bądź systemy do zbierania danych, wprowadzić pewne unowocześnienia czy zatrudnić nowych specjalistów. Może być również zmuszona do pozyskania niektórych informacji od swoich dostawców i klientów.

Sam proces zbierania danych może być wyzwaniem. Informacje przeznaczone do publikacji powinny być każdorazowo weryfikowane pod kątem ich rzetelności i poprawności, jak i odpowiednio opisane oraz sklasyfikowane. Ponadto do każdego obszaru tematycznego organizacja powinna przygotować opis tzw. podejścia zarządczego. Ma to na celu nie tylko wskazanie surowych danych, ale też szczegółowe przeprowadzenie odbiorcy raportu przez to, jak organizacja „zarządza” danym obszarem.

Wdrażanie strategii ESG i przygotowanie raportu niefinansowego

Etapem wieńczącym prace opisane powyżej jest sukcesywne wdrażanie i aktualizowanie strategii ESG oraz przygotowanie raportu niefinansowego. Pierwsze wiąże się z podjęciem konkretnych działań w celu redukcji bądź maksymalizacji zidentyfikowanych wpływów. Drugie natomiast jest sposobem na podzielenie się tymi celami i efektami pracy z szerszą publicznością.

Jak widać, przygotowanie raportu niefinansowego zgodnego z CSRD to proces, na który składa się kilka istotnych etapów. Ich realizacja na ostatnią chwilę w wielu przypadkach może okazać się po prostu niemożliwa. We wdrażaniu ESG niezwykle istotne są systematyczność, zaangażowanie oraz stałe monitorowanie zarówno obecnych, jak i potencjalnie nowych wpływów. Nowe unijne przepisy, w tym przede wszystkim dyrektywa CSR, mają na celu zmobilizowanie podmiotów zobowiązanych do takiego właśnie działania. Jednak wszystko zależeć będzie od podejścia samych organizacji i przygotowania z odpowiednim wyprzedzeniem.