Case study raportu dla VOSS Automotive Polska

Wspólnie z VOSS Automotive Polska przygotowaliśmy pierwszy raport niefinansowy spółki za 2021 rok. Choć firma nie ma jeszcze prawnego obowiązku raportowania, chciała w ten sposób odpowiedzieć na potrzeby swoich interesariuszy i kontynuować dotychczasowe działania w kierunku zrównoważonej działalności. Jakie były cele projektu? Na jakich filarach opierał się raport i jak wyglądał proces jego przygotowania? Odpowiadamy w praktycznym case study.

O kliencie

VOSS Automotive Polska jest częścią międzynarodowej grupy kapitałowej VOSS, która obejmuje przedsiębiorstwa VOSS Automotive oraz VOSS Fluid. Grupa VOSS działa globalnie w sektorze motoryzacyjnym i zatrudnia ponad 6300 pracowników na całym świecie. VOSS Automotive Polska projektuje i produkuje m.in. przewody hamulcowe i paliwowe, wielozłącza oraz zawory dla największych marek samochodowych.

Cele projektu

VOSS Automotive Polska stawiał sobie określone cele, które wspólnie osiągnęliśmy:

1. Spełnienie wymagań kontrahentów, oczekujących rzetelnych danych niefinansowych;
2. Poprawa wyników w rankingach (np. EcoVadis) poprzez zwiększenie transparentności, uporządkowanie posiadanych danych i przekazywanie ich do rynku i pracowników;
3. Ułożenie wewnętrznych procesów, pozwalające na ich lepsze zrozumienie i doskonalenie w przyszłości w oparciu o wnioski płynące z pozyskanych danych;
4. Wejście na nowy poziom komunikacji z pracownikami – podzielenie się z załogą informacjami dotychczas niedostępnymi dla blue-collar workers;
5. Przygotowanie się na płynne wejście w obowiązkowe raportowanie na gruncie dyrektywy CSRD.

Na jakich filarach opierał się raport?

Etyka i prawa człowieka – firma deklaruje dalszy rozwój kultury organizacyjnej z naciskiem na wrażliwość, szacunek i tolerancję oraz tworzenie przyjaznej atmosfery pracy. Dąży do większej równości, np. poprzez zwiększenie udziału kobiet na szczeblu zarządzania do powyżej 30% do 2025 roku. Wspiera lokalną społeczność poprzez tworzenie miejsc pracy i udzielanie wsparcia finansowego. Oferuje również możliwość praktyk i staży dla uczniów i studentów, którzy chcą zdobyć doświadczenie.

Ochrona środowiska − przedstawiciele VOSS Automotive Polska są świadomi wpływu działalności na środowisko i działają zgodnie z przepisami prawnymi. Planują wprowadzenie rozwiązań, które pomogą monitorować i redukować zanieczyszczenia oraz racjonalnie gospodarować odpadami. Dążą do zmniejszenia emisji gazów cieplarnianych poprzez nowoczesną flotę pojazdów oraz optymalizację transportu.

Ważnym aspektem w firmie jest zarządzanie zasobami. W przyszłości VOSS Automotive Polska planuje: wykorzystywanie technologii przyjaznej dla środowiska (np. baterie litowo-jonowe), zmniejszenie zużycia wody oraz produkcji odpadów nienadających się do recyklingu.

Bezpieczeństwo i higiena pracy − ważnym aspektem działalności spółki jest troska o pracowników i ich bezpieczeństwo podczas pracy. Firma dba o przestrzeganie norm BHP i posiada zintegrowany system zarządzania zgodny z normą ISO 45001:2018. Ma na celu osiągnięcie statusu fabryki bez wypadków przy pracy.

Łańcuch dostaw – VOSS Automotive Polska ciągle ulepsza proces dostaw oraz optymalizuje ilości przewozów i zapobiega transportowi towarów wymagających specjalnego traktowania.

Wyzwania

Przygotowanie raportu niefinansowego – szczególnie, jeśli to jego pierwsze wydanie – stawia przed klientem i nami szereg wyzwań. Na początku musieliśmy ustalić, które informacje będą kluczowe z punktu widzenia działalności VOSS Automotive Polska – i je przedstawimy w raporcie. Niezmiernie ważna jest też odpowiedź na pytanie, dla kogo powstaje dany raport. W proces zaangażowanych było wielu pracowników spółki z różnych działów, takich jak w szczególności  HR, compliance, logistyka, zakupy, produkcja  – a my, jako zewnętrzny doradca, koordynowaliśmy ich działania i określaliśmy, jakie informacje musimy od nich pozyskać. Następnie konieczna była analiza i usystematyzowanie tej dużej ilości danych.

Poza pracą merytoryczną nad raportem niezwykle istotna jest również prezentacja przygotowanych informacji – co przy kiludziesięciostronicowym dokumencie jest nie lada wyzwaniem. Powinny być one przedstawione interesariuszom w przystępny, przejrzysty sposób, a oprawa graficzna powinna nawiązywać do identyfikacji wizualnej klienta – czym również się zajęliśmy. Poniżej szczegółowo przedstawiamy etapy pracy nad raportem niefinansowym VOSS Automotive Polska.

Jaką pracę wykonaliśmy?

Wybór standardu – na początku procesu, wspólnie z klientem wybraliśmy odpowiedni standard raportowania – w tym przypadku Global Reporting Initiative (GRI).

Wprowadzenie do raportowania niefinansowego – projekt zaczęliśmy od wsparcia klienta w zebraniu zespołu roboczego, czyli wyznaczeniu konkretnych pracowników i obszarów, za które będą oni odpowiedzialni. Następnie, w formule warsztatowej, zapoznaliśmy zespół z istotnością i znaczeniem raportowania niefinansowego. Wprowadzenie obejmowało m.in. omówienie zasad raportowania i ram wybranego standardu.

Przeprowadziliśmy – pracując z zespołem roboczym – badanie istotności, które obejmuje:

• zdefiniowanie grupy interesariuszy spółki, których opinie i potrzeby będą brane pod uwagę,
• przeprowadzenie wstępnej analizy danych dostępnych w organizacji przez poszczególnych członków zespołu roboczego (odpowiedzialnych za wyznaczone obszary) oraz dokonanie analizy koniecznych ujawnień,
• podsumowanie wniosków z przeprowadzonych analiz wewnętrznych,
• weryfikację oczekiwań interesariuszy poprzez przeprowadzenie ankiet i przygotowanie odpowiednich kwestionariuszy dla różnych grup interesariuszy oraz przeprowadzenie wywiadów w celu uzyskania dodatkowych informacji.

W efekcie tych prac powstał pierwszy raport zrównoważonego rozwoju VOSS Automotive Polska.

Jeśli planują Państwo przygotowanie raportu niefinansowego i potrzebujecie wsparcia w tym obszarze, zachęcamy do kontaktu: https://raportowanie-niefinansowe.pl/kontakt/